E-mail этикет, переписка, правила переписки

E-mail этикет: несколько правил электронной переписки

Переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью современных коммуникаций. Поэтому очень важно соблюдать правила переписки и этикета, когда вы набираете очередное письмо вашему партнеру, начальнику или преподавателю.

Подпись

Подпись в электронной почте – это удобный и в тоже время важный инструмент. Создайте краткую подпись. Не изобретайте подпись, применяя слишком мудрёные стили форматирования, логотипы и графические элементы. Это все сотрется при отправке вашего сообщения адресату и в конечном итоге будет выглядеть мало того что не так как вы задумали, иногда с непонятными символами.

Ваша подпись должна состоять только из текста. Выровняйте вашу подпись по левому краю.

Что касается мобильных устройств. Настройте вашу подпись на мобильном устройстве, указав в ней, что вы пользуетесь телефоном. Эта подпись будет информировать людей, что вы не находитесь на рабочем месте,  это является причиной столь краткого ответа и может содержать грамматические ошибки, из-за того что вы находитесь в спешке.

Условные сокращения

E-mail этикетИспользуйте специальные условные сокращения в теме письма, дабы помочь вашему получателю эффективней на них реагировать. Например, с помощью таких сокращений, человек может моментально определить какое из писем является информативным, на какое нужно срочно ответить.

Примеры условных сокращений:

  • EOM (end of message) – используется в том случаи, когда ваше сообщение написано в теме письма. Таким образом, получатель может не открывать ваше письмо полностью, так как сообщение изложено в теме в полном формате.
  • RR (response required) – данное сокращение известит вашего получателя о том, что письмо требует ответа.
  • NNTR (no need to respond) – помечайте таким сокращением письма, которые не требуют ответа.

Структура письма

Электронная почта – инструмент рассчитан в основном на корпоративных людей, которые всегда ценят время. Не нужно составлять эссе в вашем письме, в таком случаи назначьте личную встречу с человеком. Старайтесь писать письмо как можно короче, цените свое время и время других.

Никогда не прикрепляйте к письму слишком большие вложения. Слишком большие вложения могут засорить ленту сообщений человека и когда он зайдет в почтовый клиент со своего мобильного устройства, оно попросту может зависнуть в самый неподходящий момент. Для отправки объёмных вложений существуют различные файлообменники.

Автоматизация отправки ответов

E-mail этикет, рассылка, правилаЕсли вы отправляетесь в отпуск, командировку или в другое место и вас не будет на рабочем месте более 3 дней, создайте короткий ответ всем, кто вам пишет, в котором будет описано как скоро вы сможете ответить на сообщение.

Также вы можете создать инструкцию о том, как с вами можно связаться, в случаи неотложной ситуации или как действовать в ваше отсутсвие.

Целесообразность

Перед тем как написать письмо, подумайте о том, целесообразно ли вам использовать электронную почту? Возможно, вы собираетесь вести длинную переписку короткими сообщениями. Это будет не только составлять неудобство вам, но и вашему оппоненту, засоряя ленту короткими сообщениями.

Вам следует рассмотреть альтернативные пути связи с человеком, например телефонный разговор, переписка в скайпе, видеозвонок или личная встреча.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *